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Modelos mentales para administración de proyectos

¿Sabés que la manera más efectiva de llevar a cabo una sólida administración de proyectos es mediante la introducción y utilización de modelos mentales? Se trata de una estrategia que permitirá cambiar la perspectiva para actuar diferente e ingresar nueva información a tu mente.

¿Por qué pensás que 10 personas que presencian un mismo evento, lo describen de manera distinta y no perciben los mismos detalles? Al igual que no organizan ni procesan la información de manera eficiente? Pues, porque muchos carecen de reflexión, indagación y fundamentos.

Estos factores nos ayudan a reaccionar de forma más lógica frente a diversas situaciones al administrar nuestros proyectos, lograr una mejor comunicación en un equipo de trabajo, no colocarnos barreras mentales y ver soluciones frente a las adversidades, además de ser menos robóticos al trabajar.

Importancia de usar modelos mentales

¿Qué tan relevante es la aplicación de modelos mentales dentro de una administración de proyectos? Bastante, los modelos mentales son expresiones sencillas producto de procesos complejos, se podría decir que están relacionados con nuestras vivencias acumuladas durante toda la vida.

Todas estas imágenes, presunciones, historias y más que hemos aprendido a lo largo de nuestro camino influirán de manera positiva o negativa en cualquier decisión que tomemos, así que son parte de nosotros y determinarán nuestros actos, pero también ayudarán a organizar e interpretar experiencias.

Según el Principio de Pareto, el 80% de la producción y riquezas es proveniente del 20% de las personas, se denomina la regla 80-20. De esta manera y trasladándonos a un contexto empresarial, el 20% de tu esfuerzo en una compañía de desarrollo IT, generará el 80% de las oportunidades o ganancias.

Así que es claro que una compañía de desarrollo de software no requiere la mayor cantidad de empleados, sino aquellas personas clave, profesionales que logren trabajar en conjunto para lograr los objetivos, que posean conocimientos avanzados y respuestas rápidas a cualquier problema.

Es allí cuando los involucrados en diversas áreas como programación, diseño o líderes de proyecto, podrán obtener las mejores condiciones, debido al hecho de saber manejar los modelos mentales en la administración de proyectos, prepararse y mejorar para ser más competitivos.

 

Esto quiere decir que necesitarás un constante cambio y estudio, algo que no es simple porque tendrías que salir de tu zona de confort, además, es un factor que muchas personas no realizan por no querer avanzar y esforzarse.

 

Entonces ¿es imposible? Por supuesto que no, este recurso te ayudará mucho en la administración de proyectos, ya que si te enfrentas a nuevas experiencias, lo cual seguramente ocurrirá en algún momento, éstas requerirán de nuevas interpretaciones, he allí el poder de los modelos mentales.

Este recurso te ayudará mucho en la administración de proyectos, ya que si te enfrentas a nuevas experiencias, lo cual seguramente ocurrirá en algún momento, éstas requerirán de nuevas interpretaciones.

 

¿Qué modelos mentales podés usar para administrar proyectos?

Si querés triunfar en la administración de proyectos y, básicamente en cualquier tarea relativa a la entrega de productos de calidad, tenés que contar con diversos modelos mentales, ya que solo uno no funcionará para ejecutar de forma correcta y organizada cualquier actividad.

Así como no existe la misma respuesta para todas las preguntas, así funcionan las situaciones dentro de un proyecto, requieren de atención, conocimiento y planes distintos, entonces ¿querés conocer las alternativas a tu disposición sobre modelos mentales? Seguí leyendo y descubrilas a continuación.

Dónde invertir

Este es el primer modelo mental, se trata de averiguar hacia dónde dirigir los recursos monetarios, es decir, dónde realizar una inversión. Se supone que en este caso, deberás encauzar a tu equipo a la decisión sobre qué hacer, además de lograr que retorne la inversión.

Preguntate ¿Cuánto estoy recuperando por cada dólar invertido? Se debe contabilizar el rendimiento y la satisfacción del cliente, tomando en consideración todos los recursos que dispondrás, tales como tiempo, dinero, personal humano, etc.

Lo más importante es elegir aquel proyecto que impacte positivamente al cliente de acuerdo con cada recurso que poseás antes de comenzar, esto te dará una proyección futura y mayor entendimiento sobre la productividad.

Luego de conocer en qué invertir, debés calcular el valor del tiempo de envío, en este caso debés visualizar los beneficios entregados al cliente, como la velocidad de entrega del producto y sus características.

Tratá de proyectarte con tu equipo en la administración de proyectos, dando respuesta a incógnitas como la manera de impactar al cabo de 3 meses o de 2 años, esto se llama horizonte del tiempo, se trata de optimizar el tiempo que tenés para mejorar el proyecto.

Diseñar y scope

A continuación, podés observar los diversos conjuntos de modelos mentales luego de conocer dónde invertir:

 

  • Trabajá en reversa

 

¿Qué entendés de esto? Buscar una solución antes del problema, esto te aportará una perspectiva diferente, podrás enfocarte en elementos de largo plazo y prever situaciones futuras.

 

  • La confianza involucra velocidad y calidad

 

Al tener confianza de los clientes, podrás avocarte a cualquier problema y su posterior corrección, determinando la rapidez y calidad que requiera cada factor.

Con este modelo mental podés conocer lo que tiene mayor importancia para el cliente dentro de la administración de proyectos y destinar los esfuerzos a cierto tipo de elementos, en lugar de perder tiempo en otros, se trata de optimizar y resolver además de brindar calidad. 

 

  • No te limités estrictamente a la interfaz

 

Al diseñar un producto, enfocate tanto en la experiencia del producto, bien sea de software o interfaz, como el marketing, soporte, etc.

 

  • Experimento, características y plataforma

 

Existen 3 tipos de desarrollo en cada proyecto, si aprendés a reconocerlos podrás definir las metas para cada tipo midiendo correctamente la velocidad y calidad.

Al reconocer el tipo de desarrollo de producto que tiene su proyecto, definirá objetivos más apropiados para cada tipo y medirá la velocidad y la calidad de la compensación que realiza. 

 

  • Bucles de retroalimentación

 

Todos los sistemas interconectados por circuitos de retroalimentación producirán una causa y efecto, así, el incremento o degradación de un producto podría provenir de x parte del sistema.

Conocer el sistema de retroalimentación te ayudará a cambiar de estrategia y realizar las mejoras necesarias y oportunas para direccionar de forma positiva la experiencia del cliente.

 

 

  • Retroalimentación recursiva

 

También llamada volante de inercia, corresponde a un circuito de retroalimentación alimentado por sí mismo y acelera de su propio impulso.

 

Con el volante de inercia podés dedicarte a la administración de proyectos, desde plataformas y mercados, acá es donde hay más usuarios de aplicaciones atrayendo a más desarrolladores de aplicaciones, y se repite el fenómeno.

Entrega e iteración

 

La entrega e iteración funciona para los momentos en que cierto producto se diseña o crea, opera e itera. Los siguientes factores son necesarios para llevar a cabo con éxito este modelo mental.

 

 

  • Reducción de devoluciones

 

Al iterar un producto a lo largo del tiempo, llegará el momento en el cual ya no habrá nada que mejorar. Si te enfocás siempre en los mismos aspectos deberás invertir en otra cosa.

 

 

  • Máximo local

 

Al disminuir los rendimientos se podría presentar este fenómeno, un punto en el cual alcanzaste sumar pero no se está generando ninguna diferencia positiva, entonces la iteración no funcionaría y deberás recurrir a la innovación.

 

 

  • No recurrir a una segunda versión del producto

 

Asegurate que en tu administración de proyectos, el primer producto sea exitoso y funcional, al enviar tu producto, el mismo debe contar con total eficiencia, evitando, por ejemplo, funciones para mejoras futuras.

 

 

  • Freeroll

 

Estos toman lugar en productos tan mal diseñados anteriormente que al generar cualquier cambio lógico, lo más probable es que nazca un freeroll.

 

 

  • Lograrás aprender más luego del lanzamiento el producto

 

Es cierto que tu equipo aprenderá antes de lanzar el producto, pero lo hará mucho más luego de que los clientes interactúen y utilicen a gran escala.

 

 

  • Indicador de KFI

 

Deberás emparejar tus indicadores de rendimiento o KPI con métricas distintas para asegurarte de que estás centrado en un crecimiento sostenido, considera las formas negativas en que podés lograr ciertos resultados. Algunos ejemplos de emparejamientos KPI/KFI más famosos son:

 

Acrecentar los ingresos manteniendo el margen bruto.

 

Elevar la adopción de la característica A sin eliminar la adopción de la característica B.

 

Incrementar la adopción de la característica A sin aumentar la carga de soporte.

 

El valor esperado

El valor esperado dentro de la administración de proyectos se trata de las probabilidades de resultados al tomar ciertas decisiones, ¿en qué te puede ayudar este factor? Podés planificar las posibilidades de lo que estés haciendo y las variantes del resultado.

 

Al haber estudiado todos los factores, podrás tener una idea más clara y precisa sobre el rendimiento que obtendrás de la inversión del proyecto.

 

Conclusión

Dentro de cualquier administración de proyectos no conseguirás un método para utilizar tus modelos mentales, sin embargo, es necesario que los tengas presentes para aportarte una mejor forma de dar respuesta a cada proyecto.

Para tomar las mejores decisiones, manejar un equipo de trabajo y entregar productos de calidad en proyectos IT, se requiere experiencia y disciplina, pero si no sabés por dónde empezar, existen empresas de desarrollo de software capacitadas y altamente profesionales, tales como GyL Group

GyL Group cumple ya 25 años liderando el mercado IT en Argentina, además de brindar servicios tecnológicos avanzados y orientados a elevar la productividad de diversos mercados.

GyL Group responde a un gran cúmulo de necesidades de negocio ofreciendo servicios de desarrollo, infraestructura, seguridad, GRC y más.

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